中文摘要
 會議在當今的商業活動中占著主導地位。雖然我們許多人抱怨開會，但是我們都已經將我們的職業生涯深深沉浸在其中了。大部分專業人士出席會議，總計每2個月61.8 次并且研究顯示，有超過50%的會議是浪費時間的。由于會議是商業活動中不可分割的一部分，每個人都應該了解一個有效的會議的基本原理以及在每一次他們見面時如何實現他們的目標。如何使會議更有效？第一，要從基礎開始，就意味著要組織有關有效會議的培訓；第二，采用有效的會議技能；第三，實現科技設備，使會議更輕松（包括電腦，液晶投影機和交互式白板），采用這些科學技術將使與會者以訪問計算機為基礎的信息，共享數據，并自動保存他們在會面時產生的信息—為增強團隊協作的所有功能性。召開會議前，會議的目的、議程、場所、日期、時間，背景資料和指派項目籌備的這些信息，需在會前準備完善，在會前分發給每個與會人員。這樣，參加者來參加會議時，已提前做好了準備，會議時，會更少時間用于回答背景資料的問題，有更多時間討論的重要議題，提高會議效率。會議結束后，需將會議期間記錄的所有會議信息發送給所有與會者，包括會議期間分配的所有行動項目的摘要，這對于所有負責此事的參與者來說是一個暗示和提醒。

關鍵詞：

Basics（基礎），Technological（科技），Guidelines（指導方針），objectives(目的)，agenda（議程）
二、譯文正文
如何使會議更有效
 原作者：David Allen          翻譯者：方武周
第一節：介紹會議大綱的必要性
你也許關注到了無效的會議既浪費了你的時間又浪費了公司的錢 但是如果會議能被正確引導，它可以也將會讓你和你的管理更加有效.所以，下次你被問及為什么難以舉行會議時, 應考慮將浪費時間和金錢的活動,減少或消除。
 1.1電話 標簽
對于我們大多數人來說，語音郵件已被廣泛使用。我們都知道，如果你去給某人答電話，留言，然后在你短暫離開座位然后回來后卻只有一條對方的留言 這是多么令人沮喪的事啊 .電話、標簽可以這樣持續好幾輪，離開了這兩個表演者我們將會無限的沮喪。如果你正試圖聯絡某人，電話標簽不僅可以節省時間，還能在預定的時間，安排一個簡單的適于你們的快速面對面會議或音頻會議。
 1.2電子郵件的使用
不管愛它還是恨它，我們大多數的交流都是依靠電子郵件。多少次，你發現自己郵寄電子郵件給10英尺以外的人們純粹是習慣問題？顯然，當你在長距離通信，或者如果您需要將信息發送到一個以上的人，或者如果你需要一個書面請求，電子郵件是非常有價值的。但是，仍然在許多其他情況下，我們使用電子郵件會比面對面會議更有效。
一般來說，電子郵件是總結問題，而不是加以深入討論。在許多情況下，摘要是所有電子郵件的需要，但如果您需要深入討論的問題，會議通常是最好的選擇。
因為寫電子郵件，你可能很難將注意力集中在預定的語氣。沒有人聲語調和肢體動作，一個消息的含意可能滅失或者誤解。雖然許多人使用電子郵件“表情符號”來補償，他們并不是真正的原來的東西的取代。如果你正在討論一個敏感的問題，那么它最好是面對面來處理。
 1.3文件跟蹤
我們都聽過傳說中的“無紙化辦公室”，但在堆積如山的文件吞噬你的工作空間時，有多少人真的相信嗎？事實上，有研究表明，在近年來由企業生產用紙量有所增加，而不是有所下降。
 1.4會議需要
重點是要記住，召開一次會議并不是一定要一個主題。要保持會議簡潔，針對手頭的焦點問題，集中力量達成一個可行的結論。請記住，安排一個15分鐘的會談可比發超過三封電子郵件，兩個未接電話，一紙報告來的更有效。
 第二節：當天的會議情況
2.1為什么會議會有如此糟糕的聲譽？
會議在當今的商業活動中占主導地位。事實上，在美國，每天都會發生大約1100萬次會議。雖然我們許多人抱怨開會，但是我們都已經將我們的職業生涯深深沉浸在其中了。大部分專業人士出席會議，總計每2個月61.8 次并且研究顯示，有超過50%的會議是浪費時間的。假設每次會議的時長是一個小時，在沒有效益的會義中專業人士每個月會浪費31個小時，或大約4個工作日。考慮到這些數字，會議會有這樣一個壞名聲，一點也不奇怪。
 2.2無效的會議是如何影響我們的？
大部分專業人士定期會面基本是白日夢（91％），缺席會議（96％）或缺席部分會議（95％）。一個很大比例說明，73％的人帶上了其他的工作參加會議和39％的人說他們在開會時是打瞌睡，在這些統計數字看來，也許會引人竊笑...但你有沒有認真考慮過，這些低效率的會議是如何影響到你和你的組織的？
無效的會議直接的影響包括哪些？
會議較長，效率較低，產生較少的結果
更多的會議需要來完成目標
在沒有效率的會議花了這么多時間，員工們就會較少有時間去完成自己的工作
無效的會議可引發各級工作人員沮喪的情緒
在無效益的會議中產生的信息往往是因為管理不善
在不同生產性的雇員工作時間中，低效的會議每年可浪費公司數十億美元。
第三節：提高會議要做些什么？
 3.1學習和溝通的基礎
第一步提高會議應從基礎開始，這就意味著要組織有關有效會議的培訓。由于會議是商業活動中不可分割的一部分，該組織的每個人都應該了解一個有效的會議的基本原理以及在每一次他們見面時如何實現他們的目標。讓員工獲得會議信息可以幫助他們了解無效會議對他們的工作生活的影響，并給他們這個能力來提高無效會議的情況。
 3.2采用有效的會議技能
一旦組織中的每個人都理解提高會議成效的重要性，并學會了適當的技巧，必須激勵并支持員工運用所學到的會議技能。管理機構或團隊領導人的支持也將對新的會議方法進行協助執行和承擔義務。當整個團隊致力于改善這個情況時，那么就可以創立一個行為準則。如果新的行為是我們期待的結果，隨著時間的推移不斷增強，個人可嘗試實現和遵循這個準則。
 3.3實現科技設備，使會議更輕松
 3.3.1在會議上
在強調聯合協作的今天的工作場所，在會議室里已經創造出一個走向實現協作的科技樂章。這些科技包括電腦，液晶投影機和交互式白板。采用這些科學技術將使與會者以訪問計算機為基礎的信息，共享數據，并自動保存他們在會面時產生的信息—為增強團隊協作的所有功能性。
 3.3.2桌面
像其他商業領域，科學技術能幫助會議更輕松，更高效。在許多公司、機構、團體的今天，電子郵件是在不需要召開會議時，被用作是一種快速、簡便的溝通信息的方法。事實上，82%的管理人員會與同事分享會議記錄 - 其中77%的人用電子郵件。然而，即使電子郵件有助于溝通，45％的管理人員仍然感到會被不計其數的會議壓倒。這表明，科技有助于今天的會議上進退兩難的局面，但還沒有完全解決。
 3.3.3距離
目前，許多公司、團體、機構都跨越距離，采用視頻會議來進行交流、溝通。在今天的工作場所是需要快速通信，進行跨距離的交流，并有我們必須參加的增長中的會議。在未來，做為一個共同會議，大多數企業可能會像普通會議一樣實現視頻會議。視頻會議已成為90年代我們全球的生產力工具。

第四節：會議的有效性
 4.1會議的指導方針
如果你想有更多有效的會議，首先要學習基礎知識。這里是一些簡單的，易于跟蹤和檢驗應遵循的每一個小組會議時間的指導方針:
只召開有必要的會議
所有會議必須有清晰的目標
邀請中立調解人參加敏感的會議。
所有會議都必須有一個議程，其中包括：
專題討論
主持人或領導者，就每一專題討論
每個主題的時間分配
5．在召開會議之前，會議的信息需先發分發給每個人。包括：
 會議目的
 會議議程
 會議場所/日期/時間
 背景資料
 指派項目籌備
6.會議必須準時開始，以便誤懲那些準時與會人員。這也是你如何認真的使會議有效召開的階段
7. 參加會議人員必須：
       準時到達
       做好必要的準備
     簡明扼要，突出重點
     以建設性的方式參與
8. 會議記錄必須記錄在案，并且是該公司的會議資料檔案的一部分。
9. 本集團所作出的決定必須記錄在案
10. 分配行動項目必須記錄，并且主持人，或適當的參與者，必須去完成被指派的后續的所有行動項目。
11. 在每次會議結束時，必須審查會議的成效，建議的改進可應用到下一次會議。

4.2會議總結技巧

不召開會議
如果有相同的信息可以用一份備忘錄，電子郵件或簡報來代替，可避免召開會議。
確定會議目標在計劃議程前，需確定會議的目標。目標更具體，議程將會更集中。
將沒有會議的通知信息張貼在公司的網絡上可幫助大家留意。您的系統管理員可以在網絡上設置在組人員可以訪問和共享重要的信息的公共文件夾。
如果你已經確定的會議是絕對必要的，嘗試在會議前上網絡發布信息。這樣，大家可能需要在會議開始之前接收到所有信息（更新或補充材料，議程的議題等）。
為確保每個會議的參加者或團體參加會議，在會議的前幾天，在網絡上張貼一個最新會議通知。這樣，其他參與者將有足夠的時間閱讀報告，也可成為該部門最新內部事件。如果在會議開始前通知參與者會議的詳細資料，您的會議將變得更加集中，可以花更多的時間去處理的重要問題。當您發布公司網絡上發布信息的時候，這里的有一個可延用的大綱。
事前提供議程
您的議程需要包括對會議目標的一句說明，會議所談的主題清單，包括一個可說明每個主題多長時間的清單情況。在會議召開期間按照議程緊密進行。
分配會議的籌備事物給所有與會者一些事物，去準備會議，這次會議將給每個組的成員呈現一個新意義。
分配行動項目
在還沒有確定如何去實施它的時候就不要在會議上結束討論

檢查你的會議進程
不要遺忘會議評估，并制定一個計劃，以改善下次會議。
大綱更新報告A.個人名稱或團體名稱正確地弄清楚這個更新報告中包括哪些人
B．上個月的總結
請站在他們的立場狀況，用簡短的總結描述一下之前在會議上被指派的那些優秀的行動項目。
C．這個月的信息提供一個自上月會議以來，在你的團隊里發生的最重要事件的總結。
D．新綱要或新計劃簡要的說明正在計劃的所有新綱要或新計劃。這樣，每個人都從事于計劃活動中，能貢獻或提出問題。
E．誰受影響團隊以外的人們需要了解他們如何可以被任何新的方案或即將來臨的事件所影響。這有助于其他人更好地準備，更多的個人感激這預先的通知。它還可以幫助您知道是誰邀請參加了會議。
F．申請議程項目
如果有人參加會議，想要一份即將開始的會議議程項目，在這里可以申請。即將舉行的會議主持人在會議開始前將編譯會議要求和創建會議議程
這將需要一些時間來寫這些報告。然而，想起在沒有收益的會議上浪費的所有時間—這里是你贏回那些失去的時間的機會！該制度的效益將更為集中，會議更有效...。

4.4領導會議
按照這些指導方針去領導召開一次會議，比想象中的要容易。
4.4.1. 會議時間表
當安排您的會議時，要考慮到必須涵蓋的信息，然后分配一個適當的時間。不要嘗試把太多的議程主題填充到30分鐘的會議里。你最終將會去延長時間，與會者也將變得沮喪。另一方面，不要安排太多的時間或會議，這樣，有可能會使會議進度變得緩慢并脫離主題。我們的建議是：為會議分配適當的時間，實事求是是最好的方式。
不要以偏概全.當僅僅是安排會議行程時，很多人都會自動分配時間，無論是30分鐘還是整整一個小時，因為這些時間量是很常見的，也是預期中的。如果這就是討論該問題所需的時間總計，那就安排一個40分鐘的會議。如果你沒有一個小時的問題來討論，不要感到要滿足這一個小時有壓力。

請仔細考慮哪些人應該來參加這次會議。最好只邀請被考慮的那些人出席是絕對必要的。如果有人應該知道此次會議發生了什么事，但其出席是完全沒有必要的，那只需發送一封概述會議結果的快速電子郵件給他們即可。我們都已經參加過多次會議。這些人將會為那周他們并沒有參加這一個額外的會議表示感謝。

4.4.2. 創建會議信息

當發送一個會議邀請時，需詢問與會人員是否對議程項目有要求。一旦議程項目被要求，至少在預定會議的前一天必須建立好議程。這樣，在會議開始之前，您就可以將議程分發給所有與會人員。

4.4.3. 分發會議信息

當參加者在會議前就持有議程和資料背景，這樣，就給了他們足夠的時間準備，將在會議期間發生的任何討論或決定，這也節省了開會時間。如果參加者來參加會議做好準備，更少的時間將用于回答背景資料的問題，并有更多的時間討論的重要議題。當分發議程時，可提醒與會者，有備而來參加會議是他們的責任！

4.4.4. 主持會議

會議必須準時開始！即使所有參加者都沒有到達，在你說你將要..時開始...。堅持如期發出一個消息，即你對此次會議是很認真和嚴肅的 ，并期待參加者準時到達。
當會議開始前，可提供一個議程項目概述和介紹會議的總體目標。這為會議方向做了準備，并加強了在這段時間完成的所需。通過提及下一位發言者，以及將要討論的內容來介紹每個議程
作為會議主持人，就要為會議記錄負責。無論是在互動白板，掛圖或在筆記本上。這可使參加者擺脫記筆記的負擔，并鼓勵學員更豐富，更深入的討論。
繼續跟蹤會議，這也是你的責任。這意味著掌握了會議討論的方式，實現了會議的目標。如果在會議室你有反對的意見或難以相處的性格，這可能是個挑戰！可嘗試使用如下句子：“這是一個正確的觀點，但并不立即適用于這次討論上�；蛟S我們應安排另一次會議，以完全地解決它。”或者，“圍繞這一問題，很顯然有一些反對意見。或許最好是將我們的時間花在達成折衷的工作上。有什么建議？”如果會議顯得尤為激烈，這是在會議上最好的可行的說話技巧，但可考慮下次會議聘請專業的主持人- 一個被訓練得足以應付高壓力，高沖突的會議中立的主持人。

4.4.5. 總結會議
在會議將要結束時，主持人要檢查執行的項目，例如誰負責，什么時間負責之類。這樣，會議結束后，每個人都很明確各個項目的負責人，項目內容以及時間。
另一個應該在你的會議結束時演說的項目是會議過程本身。在會議結束時留一些時間討論一下本團隊在會議期間哪些表現很好，哪些地方需要改進
一旦已經完成會議的目標，宣布休會。即使是三十分鐘，比預期的更早！不要再去持續會議，因為那只不過是個日程安排而已。

4.4.6. 提供會議信息

會議結束后，將會議信息發送給所有與會者。因為在會議期間,你要負責會議記錄，會議結束后,你可能是唯一一個有這次會議信息的人。無論您提供記錄是以電子郵件的形式，或拿出來復印，共享本次會議的信息是非常重要的適當的后續行動。在所提供的會議信息里，如果包括會議期間分配的所有行動項目的摘要，這一點也是個好主意。這對于所有負責此事的參與者來說是一個暗示和提醒