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論Excel在學生成績管理中的應用

[摘  要]  在日常的教學管理中，成績的管理是舉足輕重的環節。本文作者通過調用Excel內置函數，計算最高分、最低分、平均分，以及各分數段的人數 ，使用電子表格快速準確的完成學生成績匯總和分析，提高了工作效率，減少了計算錯誤。
[關鍵詞]  Excel    函數   學生成績管理
 在日常的教學管理過程中， 成績的管理也是舉足輕重的環節。 尋求一套行而有效的管理方法，使粗放的數據管理提升到數字化水平，對成績管理有重大意義。
 Microsoft Office為辦公自動化提供了極大地便利 ，其中的Excel是功能豐富、數據計算便利、功能強大的電子表格軟件。它內置了大量的函數，包括財務函數、工程函數、邏輯函數、日期時間函數、數據庫函數、數學與三角函數、統計函數、文本函數及字符函數。
 利用Excel管理、組織和處理成績，將成績生成電子表格、圖表和進行數據的統計分析，方便快捷，易學易用，省時省力，是辦公自動化的好助手。
 本文利用Excel實現成績采集、成績加工計算、成績統計分析的過程，說明使用規范；通過每個環節的優化 ，探討提高成績管理效率的途徑和方法。
 一、成績的采集
 成績采集就是為了提高管理效率，把書面成績錄入合理的Excel電子表格中，采用電子表格組織管理所有數據。
 （一）成績表格的建立。
我們要根據學生成績管理的需要，建立相應的成績表格，為采集、計算各項成績數據奠定基礎 ，為成績的發布、分析做好準備。 因此，表格的建立具有重要意義。 成績表格須具有邏輯性關系明確，框架結構清楚的特點。 成績表格可以根據年級建立不同的數據文件， 同一年級的不同班的成績記錄在同一數據文件的不同的數據表 （sheet）中，同一班級學生的成績根據學號順序采集數據。數據錄入時，可以充分利用填充柄功能，減少重復錄入工
作，提高工作效率。 比如學號，如果是按升序排列的，只要填好前面兩個學號，用鼠標選好前兩個學號后 ，鼠標移到右下角 ，出現填充柄（細十字符號）后，按住左鍵往下拉填充柄，就能自動填入后續學號了。
 （二）數據的錄入。
 1.限定數據范圍：由于成績的值在0—100之間或是更小的范圍內，故可用“數據”菜單中的“有效性”命令對相應的成績表項設定相應范圍和格式，比如設定為制定范圍的 “整數”或“小數”，超出制定范圍時提出警示信息，這樣可以減少成績錄入時的差錯。
 2.鎖定已錄入的成績：學生成績錄入以后，可以對初始錄入的成績進行鎖定， 防止以后的誤操作改寫已錄入的學生成績，通過選擇“單元格”屬性中的“保護”功能和主菜單中的“工具”—“保護”功能的組合，可以達到對成績的保護。
 二、學習成績排序技巧
成績的排名方法、方式很多，比如根據分數從高到低以降序排序，這是最簡單的，只需要選中需要排序的相關列 ，比如學號、姓名、成績，等等，然后點菜單中的 “數據”—“排序”，調出排序對話框，然后在“主要關鍵字”項中選“成績”所在的列，后面選“降序”即可。如果要在學號、姓名等順序不變的情況下，在后面增加一個成績排名數，那么可以這樣做：如果本來的順序是按照學號順序排好的， 那么只需要先按上面的排序方法按成績以降序的順序排好，然后在后面增加一個排名的字段，然后用填充柄的方法從第一名到最后一名填上排名數， 然后再按學號重新排序依次就可以了。如果本來沒有按照學號等字段排序的，只需要在做上述排序前，在各學生前增加一個字段 ，人為地加上一個序號 ，